Что такое ЭТК?

— Говорят, что в России планируется ввести электронную трудовую книжку. Что это за чудо, и когда мы сможем его увидеть?

–Электронная трудовая книжка (ЭТК) — это новый формат хорошо знакомого всем работающим россиянам документа, аналог бумажной трудовой книжки. Формирование электронных трудовых книжек россиян должно начаться с 2020 года. Цифровой формат обеспечит постоянный и удобный доступ работников к информации о своей трудовой деятельности, а также откроет новые возможности кадрового учета для работодателей. 

-Какие именно сведения будут указаны в электронной трудовой книжке?

— Электронная трудовая книжка сохраняет практически весь перечень сведений, которые учитываются в ее бумажном аналоге:

• Место работы.
• Периоды работы.
• Должность (специальность, профессия).
• Квалификация (разряд, класс, категория, уровень квалификации).
• Даты приема, увольнения, перевода на другую работу.
• Основания прекращения трудового договора.

— В отличие от бумажной версии, какая еще информация будет содержаться в электронной трудовой книжке?

— По составу данных обе книжки практически идентичны.

-Электронная трудовая книжка — дело добровольное или добровольно-принудительное?

—Для всех работающих граждан переход к новому формату сведений о трудовой деятельности добровольный, он будет осуществляться только с согласия человека и позволит сохранить бумажную книжку столько, сколько это необходимо.

Единственным исключением станут те, кто впервые устроится на работу с 2021 года. У таких людей все сведения о периодах работы изначально будут вестись только в электронном виде, без оформления бумажной трудовой книжки.

Остальные граждане в течение 2020 года, при желании, смогут подать заявление работодателю в произвольной форме о сохранении бумажной трудовой книжки. В этом случае работодатель наряду с электронной книжкой продолжит также вносить сведения о трудовой деятельности в бумажную версию.

Россияне, которые до конца 2020 года не подадут заявление работодателю о сохранении бумажной трудовой книжки, получат ее на руки. Сведения об их трудовой деятельности, начиная с 2021 года, будут формироваться только в цифровом формате.

— Где, с введением электронной трудовой книжки, можно будет посмотреть сведения о своей трудовой деятельности?

— Просмотреть сведения электронной  книжки можно будет в личном кабинете на сайте Пенсионного фонда России или на портале Госуслуг, а также через соответствующие приложения для смартфонов.

При необходимости сведения электронной трудовой книжки будут предоставляться в виде бумажной выписки. Предоставить ее сможет нынешний или бывший работодатель (по последнему месту работы), а также управление Пенсионного фонда России или многофункциональный центр госуслуг (МФЦ). Услуга предоставляется экстерриториально, без привязки к месту жительства или работы человека.

— Сейчас мы обращаемся в отдел кадров и получаем выписку из трудовой книжки. А как можно будет получить копию сведений из электронной трудовой книжки?

— Сведения из электронной трудовой книжки можно будет получить через личный кабинет на сайте Пенсионного фонда России — pfrf.ru или на сайте Портала государственных услуг — gosuslugi.ru.

Чтобы войти в личный кабинет, необходимо зарегистрироваться и получить подтвержденную учетную запись в Единой системе идентификации и аутентификации (ЕСИА) на портале Госуслуг. Если вы уже зарегистрированы на портале, для входа в личный кабинет на сайте ПФР используйте ваши логин и пароль.

Как и сейчас, информацию из электронной трудовой книжки можно будет получить и в бумажном виде, подав заявку:

• у работодателя (по последнему месту работы);
• в территориальном органе Пенсионного фонда России;
• в многофункциональном центре (МФЦ).

— Как предъявлять электронную трудовую книжку при устройстве на работу?

— Информация будет представляться работодателю либо в распечатанном виде, либо в электронной форме с цифровой подписью. И в том, и в другом случае работодатель сможет перенести данные в свою систему кадрового учета.

— При увольнении информация о трудовой деятельности будет фиксироваться только в электронном виде?

— Нет, при увольнении работодатель будет обязан выдать сведения о трудовой деятельности либо на бумаге, либо в электронном виде (если у работодателя есть такая возможность). При сохранении бумажной трудовой книжки, данные, как и прежде, будут фиксироваться в ней.

— Как быть тем, кто хочет сохранить свою бумажную трудовую книжку?

— Для этого до конца 2020 года необходимо будет подать заявление работодателю. И тогда с 2021 года бумажную трудовую книжку продолжат вести одновременно с электронной.

Россияне, которые до конца 2020 года не подадут заявление работодателю о сохранении бумажной трудовой книжки, получат ее на руки. Периоды трудовой деятельности будут учитываться у них уже в электронном виде.

А вот у работников, которые впервые будут устраиваться на работу с 1 января 2021 года, бумажной трудовой книжки быть уже не может: данные об их  трудовой деятельности будут вестись только в электронном виде.

— Какие новые обязанности появляются у работодателей с введением электронной трудовой книжки?

— С 1 января 2020 года работодатели обязаны будут ежемесячно представлять в Пенсионный фонд России сведения о трудовой деятельности, на основе которых будут формироваться электронные трудовые книжки россиян. Передача сведений будет реализована в рамках существующего формата взаимодействия с территориальными органами Пенсионного фонда.

В связи с введением электронных трудовых книжек работодателям необходимо будет письменно проинформировать работников о соответствующих изменениях в трудовом законодательстве и их праве сохранить бумажную трудовую книжку.

При необходимости работодателям также предстоит провести работу по изменению локальных нормативных актов, регламентирующих деятельность организации, внести изменения в соглашения и коллективные договоры.

— В какой срок работодатели должны будут представлять в ПФР сведения о трудовой деятельности работника?

— С 1 января 2020 года сведения о трудовой деятельности застрахованных лиц необходимо будет представлять в ПФР ежемесячно, не позднее 15-го числа месяца, следующего за отчетным.

Начиная с 1 января 2021 года, при приеме на работу или увольнении сведения о трудовой деятельности работника должны будут представляться организацией-работодателем в Пенсионный фонд не позднее рабочего дня, следующего за днем издания документа, являющегося основанием для приема на работу или увольнения.

— Как работодатель будет направлять сведения о трудовой деятельности сотрудников в ПФР?

— Аналогично другой отчетности в ПФР.

— Данные трудовой книжки – это подтверждение стажа для установления будущей пенсии. Поэтому самый важный вопрос, который сейчас волнует многих, — защита базы данных ПФР. Какие гарантии, что данные трудовой книжки будут сохранены в полном объеме?

— Информационная система ПФР — одна из самых надежных среди госструктур, она аттестована в соответствии с действующим законодательством в области защиты персональных данных.

Многолетний опыт показывает высокий уровень защищенности информационных систем Пенсионного фонда России. Сбой или взлом с последующим изменением или уничтожением данных практически невозможен. К тому же, данные лицевых счетов фиксируются в распределенных системах хранения, что исключает риск их потери.